より良い仕事をするために

他人と仕事をするうえで欠かせないのが、会議だろう。簡単な話し合いや井戸端会議のような気やすいものもあれば、上司に向けて資料を用意し発表する堅苦しいものもある。

今回はどちらかというと後者で役立つことを記す。

主に会議の進行の視点からの話になる。

会議は準備がとても大事だ。あらかじめ段取りをしておくことで、集まったのに何が決定してどんなアクションアイテムが生じたのかわからない、時間の無駄になった、ということを防ぎ、より有意義な会議にすることができる。

さて、どんな準備が必要なのか。それは議題を会議の開催前に決めて参加予定の人たちに共有することである。議題を本の目次のように羅列しておく。さらに、議論すべき内容も事前に会議の資料や出席依頼のメールなどに記載しておくのだ。

予め話し合うのに必要な情報を参加者全員にインプットしておくことで、会議当日は重要事項の決定に集中できるし、時短にもなる。

発表用の資料があるなら、会議当日ではなく、会議の案内を送るときに添付しておいた方が当日の進行がスムーズになる。会議で重要なのは何が決まったのか、そしてどんな行動を起こすのか、の2点であるから、意思決定に時間を割けるように工夫するというわけだ。

参加者に事前に話し合いたい内容を共有しておくことでより良い会議ができるので、準備がとても大事なのだ