より良い仕事をするために

アカイレイ

仕事を円滑に進めるためのタスク管理について。

まず、やるこを全部書き出す。こうすると頭の中で考えていること、自分が抱えている仕事を可視化することができる。可視化できると、勤務時間内に終えられるか判断しやすくなる。また、仕事を見える化することで、自分の仕事の全体像を把握することができる。

書き出すのは紙にペンでもいいし、PCのOneNoteのような電子媒体でもよい。ともかく、可視化することが大事だ。頭の中で考えていることを外に出すと、思考が整理される効果もある。

まずは箇条書きしてみよう。そして、全部書き出せたら、優先順位を決めて順番に取り掛かる。優先順位は緊急度と自分だけで完結するか否かの2軸で考えるといい。例として、今日中に提出する会議用資料の作成というタスクであれば、緊急度が高くて受け取る相手がいるから自分だけでは解決しない。というわけですぐに片付ける必要がある、という風に判断することができる。

以上のように、タスク管理の基本は、可視化と優先順位づけである。

私はOneNoteにその日にやるタスクを箇条書きにしてチェックボックスを設けている。同僚から依頼されたタスクがあれば、都度OneNoteに追記している。

箇条書きにしたタスクリストのチェックボックスにチェックがついていくと気持ちがいい。

他にもタスク管理のツールとしてAsanaやNotionなどのサービスを利用するのも一つの手である。これらはチームで協力して進めるタスクの進捗管理や情報共有にも役立つので気になった方は調べてみてほしい。